ویدئو کنفرانس یا کنفرانس ویدئویی به سرعت تبدیل به یک استاندارد تجاری در بسیاری از صنایع شده است و فن آوری های جدید، ارتباط با مشتریان، شرکاء و کارکنان در سرتاسر جهان را از همیشه آسان تر کرده است لذا برای کسب و کارهای مختلف آموزش کارکنان در خصوص ویدئو کنفرانس بسیار مهم است.

 به دلیل اینکه استفاده از این تکنولوژی در سرتاسر دنیا روز به روز در حال افزایش می باشد . در اینجا به اصول کلی که در ویدئو کنفرانس برای یک تجربه بهتر باید رعایت شود، اشاره میکنیم :

• میکروفون خود را بیصدا کنید، حتی زمانی که صحبت نمی کنید یا در اتاق تنها هستید. صداهای موجود در پس زمینه می تواند باعث مزاحمت و بهم ریختگی جلسه شود .
• همیشه از تنظیمات ویدئویی خود مطمئن باشید. هم چنین زمانی که به صورت تک نفره سخنرانی می کنید، حتما میکروفون خود را بررسی نمایید که روشن است یا خاموش.
• هیچگاه دوربین ویدیو کنفرانس را در سطح خیلی پایین یا خیلی بالا قرارندهید. هم چنین قرار دادن دوربین با زوایای نامناسب می تواند باعث مزاحمت و به هم ریختگی در حین کنفرانس شود. همیشه اطمینان حاصل کنید که دوربین هم سطح با چشمان شما باشد.  
• مطمئن باشید که اتاق شما به اندازه کافی روشن باشد.( روشنایی جانبی بهترین حالت می باشد ) نور نامناسب در سالن جلسات باعث می شود فردی که با شما صحبت می کند فکر کند شما در زندان هستید. با استفاده از نور طبیعی و یا نور بالاسری اتاق خود را روشن نگه دارید .
• لباس مناسب بپوشید، حتی اگر از خانه در یک جلسه ویدئو کنفرانس شرکت می کنید .
• دکوراسیون محیط کار شما باید مناسب کار شما باشد، همیشه اتاق کنفرانس خود را تمیز نگه دارید. در غیر این صورت برای انجام جلسه ویدئو کنفرانس اتاق دیگری پیدا کنید. این تمیزی بیشترازهرقسمتی، شامل میز کنفرانس شما می باشد. وجود لیوان ها و ظروف مصرف شده می تواند چهره جلسه ویدیوکنفرانس را از سمت شما مختل کند .
• قبل از برقراری تماس ویدئویی به خصوص جلسات ویدئو کنفرانس مهم میکروفون خود را تست کنید، این تست را با برقراری ارتباط ویدئو کنفرانس با همکاران خود انجام دهید. در یک جلسه مهم هیچ چیز بدتر از مشکل در به اشتراک گذاری یک محتوای مهم و صدای ضعیف نیست .
• اگر در یک تماس گروهی بدون ویدئو هستید، قبل از صحبت کردن حتما خودتان را معرفی کنید. بعضی جملات مانند “سلام من احمد هستم، من یه سوال دارم” این کار در واقع به نفرات حاضر در ارتباط اطلاع می دهد که چه کسی در حال صحبت کردن می باشد. پس همیشه به یاد داشته باشید به صورت مودبانه خودتان را معرفی کنید .
• در هنگام تماس ویدیویی، ایمیل هایتان را بررسی نکنید، مقاله نخوانید همچنین کار اضافی خارج از تماس ویدئویی انجام ندهید. برای دیگر شرکت کنندگان در ارتباط آسان است تا بفهمند شما تمرکز ندارید
• در طی ارتباط ویدئویی وقتی صحبت می کنید، به جای نگاه کردن به خودتان در صفحه نمایشگر صحبت کنید. این به دیگران در تماس کمک خواهد کرد، احساس کنید که شما ۱۰۰ درصد در کنفرانس حضور دارید.